Une analyse détaillée de vos besoins, des paramètres de gestion et les contraintes, est réalisée dès le premier contact, afin de vous soutenir au plus tôt dans la planification de l'ensemble de l'événement.

Tout le processus d’inscription, en passant par la conception du formulaire, la gestion des inscriptions, l’accès permanent à des rapports détaillés, le suivi avec les participants jusqu'à l’accueil sur place, et la remise des documents aux participants, sont évalués.

Inscript, notre logiciel d'inscription dont l'évolution est constante, reflète toute notre expérience dans la gestion d'événements. Ainsi, Inscript allie une structure fiable à une avantageuse adaptabilité aux spécificités de chaque événement. 

Qu'il s'agisse d'accès au formulaire selon la catégorie de participants, du nombre d'étapes d'inscription, des informations, questions et affichage de choix de réponses, d'une tarification différenciée selon la période d'inscription, confirmation de participation, facturation, paiement en ligne, courriels automatiques, etc. notre logiciel le gère. Et notre personnel l'opère !

Les formulaires sont disponibles en ligne, en tout temps, partout dans le monde et dans toutes les langues officielles de l'événement, via le(s) hyperlien(s) créé(s) sur le site Internet de votre choix, ou envoyé par courriel aux participants potentiels. Ils peuvent s’inscrire et payer leurs frais d’inscription d’une seule traite, puis reçoivent automatiquement une confirmation d’inscription et une facture qui confirment le succès de l’opération.

Selon leur niveau d’implication, les membres de votre équipe bénéficieront d'un accès administrateur à la plateforme d'inscription et à l'événement.

La simple consultation d'un rapport et d'un dossier d’inscription requiert une rapide présentation de l’interface. Procéder à des modifications d’inscription implique par contre de suivre certaines consignes, aussi notre chargé de projet donnera une formation adaptée, en direct ou par téléphone, et s’assurera que toutes les personnes concernées traitent les inscriptions de la même manière.

L’inscription est une expérience des plus agréables avec les formulaires dynamiques mis en place par Inscript. En effet, seuls les champs, les questions et les items d'achat liés à la catégorie du participant lui sont proposés.

Si applicable, une facture est générée et acquittée dès lors que le paiement en ligne est enregistré pendant le processus d'inscription. Un courriel de confirmation et la facture, sont automatiquement expédiés au participant au terme de l'inscription. L'adresse expéditeur est généralement une adresse générique de l'événement ou facilement identifiable par le destinataire.

De base, une gamme complète de listes et rapports de participation sont accessibles en tout temps aux personnes autorisées et dans le format désiré. Par exemple : nombre de personnes inscrites par activité,  taux d’inscription par semaine ou par jour, rapports financiers, listes diverses, etc. 

La mise à jour instantanée des rapports ainsi que la possibilité de limiter le nombre d’inscriptions aux activités à espace restreint, vous donnent énormément de latitude pour revoir la répartition des salles ou pousser l’inscription à certaines activités. De même, la consultation en temps réel de l’état des encaissements, quel que soit le mode de paiement utilisé, enlèvera certainement beaucoup de pression de vos épaules.

À la fin de l'événement, rapports finaux, base de données complète et toute donnée permettant à votre comptable de saisir l’événement en un minimum d’écritures dans son système comptable, vous seront remis.

Avec notre système d’inscription, le processus d’impression groupé des insignes, coupons d’accès, horaire personnalisé en fonction des ateliers choisis par chaque participant, etc., est simple et rapide. Nous utilisons généralement des cartons pré-daillés ce qui facilite la séparation des coupons et leur insertion par notre personnel dans des pochettes de plastique individuelles.

Pour concrétiser vos démarches promotionnelles, rien de mieux qu'un formulaire d’intérêt. Simple, rapide, peu onéreux. Les contacts permettront de cibler vos messages futurs et pourront être jumelés à la base de données des inscriptions.

Faites appel à notre service de publipostage pour annoncer l'événement, stimuler les inscriptions, envoyer un codes d'accès à vos membres, voire communiquer des instructions aux conférenciers. Les occasions sont multiples, et le service répond aux normes entrées en vigueur le 1er juillet 2017.

À la fin de l'événement, un court sondage post-événement en ligne permet de récolter de précieuses évaluations anonymes. Inscript s'y prête bien; la mise en ligne d'un tel sondage est rapide grâce à notre personnel. 

La location de lecteurs de code à barres de la plus récente génération fait partie de nos services. Ce petit outil technologique permet de contrôler l’accès aux salles et à toute activité liée à l’événement, d'attribuer des crédits de formation continue, de réaliser un sondage sur site, et bien d'autres, simplement en scannant les insignes des participants.

Les exposants apprécient également ce service afin d'identifier au moyen d'une liste de suivis personnalisée, les démarches à entreprendre par rapport au participant rencontré, ou simplement pour constituer une liste des visiteurs de leur stand.

Nous avons développé à l'intention des organisateurs d'événements scientifiques, un formulaire de base permettant aux présentateurs potentiels de soumettre leur résumé et les biographies des présentateurs. Comme tout formulaire Inscript, instructions, questions, réponses à choix et champs spécifiques peuvent être ajoutés, selon les besoins du comité scientifique pour évaluer adéquatement les résumés soumis.

Les paramètres de présentation (ex. : nombre de lignes ou de caractères alloués, typographie à utiliser, informations personnelles à transmettre, procédures d’acceptation des résumés, etc.) sont également précisés afin de simplifier cette étape.